Postępowanie administracyjne potrafi być skomplikowane i wymagać zgromadzenia znacznej liczby dokumentów. Dokumenty takie stają się częścią akt sprawy. Aby zwiększyć swoje szanse na korzystne rozstrzygnięcie, dobrze jest wiedzieć, co dokładnie znajduje się w aktach. Być może okaże się bowiem konieczne przedłożenie dodatkowych dowodów.
Zgodnie z art. 73 § 1 k.p.a. strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Czynności tych dokonuje się w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. Można żądać również uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy albo wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Organ administracji publicznej może zapewnić stronie wgląd w akta sprawy, sporządzanie z nich notatek, kopii lub odpisów w swoim systemie teleinformatycznym. Nie możesz natomiast uzyskać dostępu do akt sprawy zawierających pewne kategorie informacji niejawnych.
Pamiętać należy także o przepisie art. 10 k.p.a.:
§ 1. Organy administracji publicznej obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.
§ 2. Organy administracji publicznej mogą odstąpić od zasady określonej w § 1 tylko w przypadkach, gdy załatwienie sprawy nie cierpi zwłoki ze względu na niebezpieczeństwo dla życia lub zdrowia ludzkiego albo ze względu na grożącą niepowetowaną szkodę materialną.
§ 3. Organ administracji publicznej obowiązany jest utrwalić w aktach sprawy, w drodze adnotacji, przyczyny odstąpienia od zasady określonej w § 1.
Gdy więc postępowanie zmierza do końca, organ zgromadził całość dowodów i zamierza wydać decyzję, musi umożliwić stronie wypowiedzenie się co do nich, a także co do zgłoszonych żądań. Strona musi zostać o takiej możliwości powiadomiona oraz musi otrzymać możliwość wglądu do akt – poza oczywiście wymienionymi wyżej szczególnymi przypadkami.
Podsumowując, poprzez możliwość dostępu do akt sprawy strona może przez cały czas trzymać rękę na pulsie wiedząc, jaki materiał dowodowy został zgromadzony przez organ. Szczególnie istotne jest zaś końcowe zapoznanie się ze zgromadzonymi dowodami.