Postępowanie administracyjne jest postępowaniem dwuinstancyjnym. Oznacza to, że od decyzji organu, który orzekał w sprawie w I instancji, przysługuje odwołanie do organu wyższego stopnia (chyba że ustawa przewiduje inny organ odwoławczy). W sytuacji, gdy jesteśmy niezadowoleni z decyzji, możemy więc złożyć odwołanie.
Jest wszakże wyjątek – na podstawie art. 127 § 3 k.p.a. Od decyzji wydanej w pierwszej instancji przez ministra lub samorządowe kolegium odwoławcze nie służy odwołanie, jednakże strona niezadowolona z decyzji może zwrócić się do tego organu z wnioskiem o ponowne rozpatrzenie sprawy. Do wniosku tego stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące odwołań od decyzji.
Odwołanie należy wnieść w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie, a gdy decyzja została ogłoszona ustnie – od dnia jej ogłoszenia stronie (przepisy szczególne mogą przewidywać inne terminy do wniesienia odwołania). Wnosi się je za pośrednictwem organu, który wydał decyzję.
W trakcie biegu terminu do wniesienia odwołania można się też zrzec prawa do wniesienia odwołania wobec organu administracji publicznej, który wydał decyzję.
Zgodnie z prawem odwołanie nie wymaga szczegółowego uzasadnienia. Wystarczy, jeżeli z odwołania wynika, że dana osoba nie jest zadowolona z wydanej decyzji (jednakże przepisy szczególne mogą ustalać inne wymogi co do treści odwołania). Oczywiście, aby zwiększyć szansę na uzyskanie korzystnego rozstrzygnięcia, dobrze jest wskazać, jakie dokładnie przepisy organ I instancji naruszył poprzez wydaną decyzję i szczegółowo uzasadnić swój pogląd. W odwołaniu można również zawrzeć wnioski dowodowe.
Decyzje, jakie może wydać organ odwoławczy, uregulowano w art. 138 k.p.a.:
§ 1. Organ odwoławczy wydaje decyzję, w której:
1) utrzymuje w mocy zaskarżoną decyzję albo
2) uchyla zaskarżoną decyzję w całości albo w części i w tym zakresie orzeka co do istoty sprawy albo uchylając tę decyzję – umarza postępowanie pierwszej instancji w całości albo w części, albo 3) umarza postępowanie odwoławcze.
§ 2. Organ odwoławczy może uchylić zaskarżoną decyzję w całości i przekazać sprawę do ponownego rozpatrzenia organowi pierwszej instancji, gdy decyzja ta została wydana z naruszeniem przepisów postępowania, a konieczny do wyjaśnienia zakres sprawy ma istotny wpływ na jej rozstrzygnięcie. Przekazując sprawę, organ ten powinien wskazać, jakie okoliczności należy wziąć pod uwagę przy ponownym rozpatrzeniu sprawy.
§ 2a. Jeżeli organ pierwszej instancji dokonał w zaskarżonej decyzji błędnej wykładni przepisów prawa, które mogą znaleźć zastosowanie w sprawie, w decyzji, o której mowa w § 2, organ odwoławczy określa także wytyczne w zakresie wykładni tych przepisów.
§ 2b. Przepisu § 2 nie stosuje się w przypadkach, o których mowa w art. 136 § 2 lub 3. Organ odwoławczy po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego w zakresie niezbędnym do rozstrzygnięcia sprawy wydaje decyzję, o której mowa w § 1 albo 4.
§ 3.(uchylony)
§ 4. Jeżeli przepisy przewidują wydanie decyzji na blankiecie urzędowym, w tym za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a istnieją podstawy do zmiany zaskarżonej decyzji, organ odwoławczy uchyla decyzję i zobowiązuje organ pierwszej instancji do wydania decyzji o określonej treści.
Ważne jest to, że przed upływem terminu do wniesienia odwołania decyzja nie ulega wykonaniu, a wniesienie odwołania w terminie wstrzymuje wykonanie decyzji Wyjątkiem jest sytuacja, gdy decyzji został nadany rygor natychmiastowej wykonalności lub decyzja podlega natychmiastowemu wykonaniu z mocy ustawy. Jednak organ odwoławczy może w uzasadnionych przypadkach wstrzymać natychmiastowe wykonanie takiej decyzji. Ponadto decyzja podlega wykonaniu przed upływem terminu do wniesienia odwołania, jeżeli jest zgodna z żądaniem wszystkich stron lub jeżeli wszystkie strony zrzekły się prawa do wniesienia odwołania.
Podsumowując, należy stwierdzić, że strona, która nie jest zadowolona z wydanej decyzji, nie jest pozbawiona praw do jej zakwestionowania. W dodatku treść odwołania nie jest ściśle uregulowania przez przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, dzięki czemu łatwiej jest zaskarżyć decyzję.