W poprzednim artykule wskazywaliśmy na ustawę o ochronie sygnalistów oraz w jakich przypadkach pracodawca zobowiązany jest do wdrożenia procedury wewnętrznej zgłaszania nieprawidłowości. Niniejszy artykuł zawiera informację dotyczące zgłoszeń zewnętrznych.
Zgłoszenia zewnętrzne
Zgłoszenie zewnętrzne to procedura umożliwiająca przekazanie informacji o naruszeniach prawa do instytucji zewnętrznych, które nie są częścią struktury organizacyjnej firmy, w której pracuje sygnalista. Jest to ważna opcja, gdy zgłoszenie wewnętrzne nie jest możliwe lub skuteczne, lub gdy istnieje ryzyko odwetu lub innych negatywnych konsekwencji.
Kiedy można dokonać zgłoszenia zewnętrznego?
Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego w kilku różnych okolicznościach. Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje, że zgłoszenie zewnętrzne jest szczególnie odpowiednie w sytuacjach gdy:
- brak jest kanału wewnętrznego, tj. zakład pracy, w którym pracuje sygnalista nie posiada ustanowionych procedur zgłoszeń wewnętrznych lub procedura nie jest odpowiednia do rodzaju naruszenia,
- sygnalista dokonał zgłoszenia wewnętrznego, ale nie przyniosło ono odpowiedniego rezultatu, sygnalista podjął już czynności, aby zgłosić naruszenie wewnętrzne, ale nie zostało ono rozpatrzone lub odpowiedź zakładu pracy jest niewystarczająca ewentualnie nieadekwatna do zgłoszonego przewinienia,
- zagrożony jest interes publiczny, np. ważne ryzyko dla zdrowia, bezpieczeństwa, środowiska,
- sygnalista może narazić się na odwet (duże ryzyko) taki jak dyskryminacja, mobbing, zwolnienie z pracy, czy inne negatywne konsekwencje w związku ze zgłoszeniem wewnętrznych,
- sygnalista podejmie taką decyzje, tj. zdecyduje, że jest to bardziej odpowiednie ze względu na charakter naruszenia lub inne okoliczności.
Podmioty przyjmujące zgłoszenia zewnętrzne
Zgłoszenia zewnętrzne można kierować do odpowiednich organów publicznych, takich jak Rzecznik Praw Obywatelskich, inspekcje pracy, urzędy regulacyjne specjalistyczne dla danej branży (np. finansowej, zdrowotnej), a także inne instytucje państwowe odpowiedzialne za nadzór i egzekwowanie przestrzegania prawa.
Zgłoszenie
Zgłoszenie powinno zawierać informacje opisane w sposób dokładny i szczegółowy zaobserwowanego naruszenia prawa oraz jego charakter. Dane osób, których dotyczy zgłoszenie. Sygnalista może dołączyć również dowody z dokumentów, wskazać świadków, które mogą wspomóc proces weryfikacji przez organ zewnętrzny.
Zgłoszenie może zostać również złożone anonimowo, jeśli instytucja przyjmująca oferuje taką możliwość.
Odpowiedź organu przyjmującego zgłoszenie
Organ zewnętrzny ma obowiązek rozpatrzenia zgłoszenia i w miarę możliwości do podjęcia odpowiednich działań. Przede wszystkim może przeprowadzić dochodzenie, wszczęcie postępowania administracyjnego czy nawet skierowanie sprawy do organów ścigania, w sytuacji podejrzenia popełnienia przestępstwa.
Informacja zwrotna
W myśl ustawy, sygnalista winien być poinformowany o wynikach wstępnej weryfikacji zgłoszenia oraz planowanych lub już podjętych czynnościach.
Ochrona sygnalisty
Tak samo jak przy zgłoszeniach wewnętrznych, ustawa zapewnia ochronę sygnalisty przed odwetem ze strony pracodawcy czy innych osób. Ochrona jest przydzielana od momentu dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że sygnalista działa w dobrej wierze i miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacje są prawdziwe.
Podsumowanie
Zgłoszenie zewnętrzne dokonuje się do organów publicznych, tj. np. do Rzecznika Praw Obywatelskich (inaczej niż przy zgłoszeniu wewnętrznych, kiedy naruszenie zgłasza się w zakładzie pracy).
Zgodnie z ustawą, osoba która dokonała zgłoszenia zewnętrznego o nieprawidłowościach, ma prawo do:
– poufności (organ publiczny nie może ujawnić danych osobowych sygnalisty bez jego zgody),
– ochrony przed działaniami odwetowymi (wobec sygnalisty nie można podejmować działań, które mogłyby mu zaszkodzić),
– wsparcia (organy publiczne powinny wprowadzić możliwość zasięgnięcia przez sygnalistów porady dotyczącej zgłoszeń naruszeń).
Zgłoszenie naruszeń umożliwia szybkie wykrycie i eliminowanie nieprawidłowości obowiązujących w zakładzie pracy sygnalisty.