Kto to jest sygnalista? Od kiedy obowiązuje ustawa o ochronie sygnalistów? Czy Twój Pracodawca wprowadził już procedurę zgłoszeń wewnętrznych? – to pytania, na które warto sobie odpowiedzieć, bo w dniu 24 czerwca 2024 roku została opublikowana ustawa o ochronie sygnalistów, która zacznie obowiązywać od dnia 25 września 2024 roku.
Jaki jest cel ustawy o ochronie sygnalistów
Celem ustawy jest zapewnienie ochrony osobom zgłaszającym naruszenia prawa w organizacjach, w tym ochrony przed odwetem oraz zapewnienie poufności (anonimowości) sygnalistów.
Kim jest sygnalista?
Sygnalistą określa się osobę, która w dobrej wierze zgłasza przełożonemu dostrzeżone w zakładzie pracy nieprawidłowości, działania nielegalne, nieetyczne, niezgodne z zakładowymi wewnętrznymi procedurami, czy też inne szeroko rozumiane naruszenia prawa.
Sygnalistą jest zatem osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:
1) pracownik;
2) pracownik tymczasowy;
3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4) przedsiębiorca;
5) prokurent;
6) akcjonariusz lub wspólnik;
7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9) stażysta;
10) wolontariusz;
11) praktykant;
12) funkcjonariusz służb;
13) żołnierz.
Powyższe wyliczenie nie stanowi katalogu zamkniętego. W praktyce zatem sygnalistą może być każdy, związany z działalnością firmy.
Kogo dotyczy ustawa o sygnalistach?
Nie każdy pracodawca jest zobowiązany do wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Ustawa obowiązuje podmioty z sektora publicznego i prywatnego zatrudniającego powyżej 50 pracowników (stan na dzień 1 stycznia i 1 lipca danego roku kalendarzowego).
Należy przy tym zaznaczyć, że liczbę tę należy rozumieć szeroko. Nie chodzi bowiem wyłącznie o osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, ale także osoby wykonujące pracę zarobkową na innej podstawie (np. umowa zlecenia, B2B, kontakt menadżerski), jeżeli firma nie zatrudnia do tego celu innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Wyjątek od powyższej zasady dotyczy jednostek samorządu terytorialnego liczących przynajmniej 10 tysięcy mieszkańców oraz przedsiębiorców, którzy posiadają status instytucji obowiązujących na podstawie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, np. biura rachunkowe, pośrednicy w obrocie nieruchomościami, podmioty świadczące usługi w zakresie kryptowalut, instytucje finansowe, kantory wymiany walut, lombardy, instytucje kredytowe.
Jakie obowiązki ma pracodawca zobowiązany do ustanowienia procedury zgłoszeń?
Przede wszystkim, przedsiębiorcy, których dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów, są zobligowani do ustanowienia procedury zgłoszeń naruszeń i podejmowania działań następczych, prowadzenie rejestru zgłoszeń, konsultacji z organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników przed wdrożeniem.
Jakie naruszenia podlegają zgłoszeniu?
Jak wynika z przepisów ustawy o ochronie sygnalistów, przepisy chroniące sygnalistów będą miały zastosowanie do naruszenia prawa (działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa), które dotyczy:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami.
Pracodawca może dodatkowo w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych przewidzieć możliwość zgłoszenia informacji o naruszeniach obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, np. Regulaminu Pracy, Procedury Antymobbingowej itp.
Co powinna określać procedura?
Procedura musi określać:
- osobę/jednostkę upoważnioną do przyjmowania zgłoszenia,
- sposób dokonania zgłoszenia,
- osobę/jednostkę upoważnioną do podejmowania działań następczych,
- obowiązek potwierdzania przyjęcia zgłoszenia,
- obowiązek podjęcia działań następczych,
- termin i sposób o przekazywania sygnaliście informacji zwrotnej,
- system zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej danego podmiotu, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych,
- zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
W celu prawidłowego funkcjonowania kanału zgłoszeń wewnętrznych warto zadbać także o:
- właściwe przeszkolenie pracowników, w szczególności osób, które będą obsługiwać proces zgłoszeń oraz
- systematyczną ocenę skuteczności i adekwatności wprowadzonych procedur odpowiadającym bieżącym potrzebom organizacji a także aktualnie obowiązującym regulacjom prawnym.
Co powinien zawierać rejestr zgłoszeń?
Pracodawca jest ponadto obowiązany prowadzić rejestr zgłoszeń, który zawiera:
- numer zgłoszenia,
- przedmiot naruszenia,
- dane osobowe zgłaszającego oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
- adres do kontaktu zgłaszającego,
- datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego,
- informację o podjętych działaniach następczych,
- datę zakończenia sprawy.
Co to są działania następcze?
Działania następcze są to czynności, jakie podmiot prawny lub organ publiczny wykonuje po otrzymaniu zgłoszenia naruszenia prawa. Działania te mają zmierzać do usunięcia skutków naruszenia prawa i podejmowania działań, które będą zapobiegały występowaniu naruszeń prawa. Zgodnie z przepisami ustawy przez działania następcze należy rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny:
1) w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz
2) w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w zczególności: – przez postępowanie wyjaśniające, – wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, – wniesienie oskarżenia, – działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub – zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
O planowanych lub podjętych działaniach następczych i powodach takich działań podmiot prawny będzie zobowiązany poinformować sygnalistę w informacji zwrotnej przekazanej w okresie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
Działania odwetowe
W przepisach ustawy o ochronie sygnalistów wskazano, że wobec sygnalisty, który świadczy pracę na podstawie stosunku pracy, nie mogą być podejmowane działania odwetowe w tym próba lub groźba zastosowania działania odwetowego, polegająca w szczególności na:
1) odmowie nawiązania stosunku pracy;
2) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3) niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
4) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
5) wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
6) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
7) przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
8) zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
9) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
10) niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
11) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
12) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
13) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
14) mobbingu;
15) dyskryminacji;
16) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
17) wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
18) nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
19) działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
20) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
21) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
Odszkodowanie należne sygnaliście lub zadość uczynienie
Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
Odpowiedzialność sygnalisty
Sygnalista, który działa w złej wierze przekazując informacje nieprawdziwe nie podlega ochronie. Jeśli w wyniku tych działań naruszone zostały interesy i dobra osobiste innej osoby, to osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
Korzyści z wdrożenia procedur
Korzyści wynikające z wdrożenia procedur to:
– identyfikacja i eliminacja nieprawidłowości w organizacji,
– ochrona przed potencjalnymi szkodami,
– usprawnienie działalności organizacji.
Co grozi pracodawcy za nieprzestrzeganie ustawy o ochronie sygnalistów?
Zgodnie z katalogiem przestępstw określonych w ustawie, kto w celu, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie jej to utrudnia, będzie podlegała grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 3.
Równie surową karą zagrożone są zachowania polegające na stosowaniu działań odwetowych względem sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą. Działania odwetowe będą zagrożone karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeżeli działania odwetowe będą przybierały charakter uporczywy to takie przestępstwo będzie zagrożone bezwzględną karą pozbawienia wolności do lat 3.
Kto ujawni tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą będzie podlegał grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku.
Penalizowane będzie również dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego w przypadku gdy zgłaszający będzie świadomy, że do naruszenia prawa nie doszło. Takie zachowanie będzie zagrożona karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.