W celu ustalenia stanu faktycznego i wyjaśnienia sprawy w przeróżnych postępowaniach konieczne jest zgromadzenie i ocena dowodów. Nie inaczej sytuacja wygląda w postępowaniu administracyjnym.
Dowodem może być wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W Kodeksie postępowania administracyjnego przykładowo wymieniono dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych oraz oględziny. Jest to katalog otwarty, czyli można dopuścić również inne dowody.
Zebranie i rozpatrzenie całego materiału dowodowego jest obowiązkiem organu, który prowadzi postępowanie administracyjne. Nie znaczy to jednak, że strony nie mogą zgłaszać wniosków dowodowych.
Jeżeli przedmiotem dowodu jest okoliczność mająca znaczenie dla sprawy, możesz żądać przeprowadzenia takiego dowodu. Jeżeli organ przeprowadza dowód ze świadków, biegłych lub oględzin, musi zawiadomić o tym stronę przynajmniej na siedem dni przed terminem. Jeżeli jesteś stroną, masz prawo brać udział w przeprowadzeniu dowodu, możesz zadawać pytania świadkom, biegłym i stronom oraz składać wyjaśnienia.
Ważne jest to, że organ administracyjny ocenia na podstawie całego materiału dowodowego, czy dana okoliczność została udowodniona.
Jeśli zaś pojawia się pewna wątpliwość co do stanu faktycznego, której nie da się usunąć, a przedmiotem postępowania administracyjnego jest nałożenie na stronę obowiązku bądź ograniczenie lub odebranie stronie uprawnienia, za pewnymi wyjątkami należy te wątpliwości rozstrzygać na korzyść strony. Zasady tej nie stosuje się, jeżeli w sprawie uczestniczą strony o spornych interesach lub wynik postępowania ma bezpośredni wpływ na interesy osób trzecich, jeżeli przepisy odrębne wymagają od strony wykazania określonych faktów, jeżeli wymaga tego ważny interes publiczny, w tym istotne interesy państwa, a w szczególności jego bezpieczeństwa, obronności lub porządku publicznego, a także w sprawach osobowych funkcjonariuszy oraz żołnierzy zawodowych.
Dowody w postępowaniu administracyjnym przeprowadzane są więc tak, aby strona mogła w tym postępowaniu aktywnie uczestniczyć i by były zachowane jej prawa, a także aby nie obciążały jej skutki powstałych wątpliwości, których nie da się usunąć.